ビジネスにおいて、WEBメールは欠かせなくなりましたね。
でも何かと忙しい現代。
「社用メールをじっくりと確認している時はない！」
そんな人も多いと思います。
忙しく仕事をこなす中、非常に読みづらい文章のメールが届いたら、あなたならどう思いますか？
「読みづらいな、このメール・・・」
「結局何が言いたいんだ、このメール・・・」
と、メールの内容を理解するのに思わぬ時間がかかったり、もしかしたら「この忙しいのに！」とイライラしてしまうかもしれません。
そんな相手の貴重な時間を奪ってしまわないためにも、送った相手にわかりやすくて伝わりやすいメールを心がけたいものです。
ではどうしたら相手にわかりやすくて伝わるメールが書けるのでしょうか？
今回は相手に伝わる上手なメールの書き方を紹介します。
メール文章がうまく作れないんだよね・・・とお悩みの方の参考になれば幸いです。
ぜひ最後までお付き合いください。
伝わるビジネスメールへの道!わかりづらいメールとは?
ゆうこさん、ビジネスメールってどうすれば上手に書けるようになるでしょうか。
部長に「君のメールはよくわからない」って言われてしまって・・・。
大丈夫よ、けいいち君。
メールでわかりやすく伝わりやすい文章を書くにもコツがあるから、説明していくわね。
ありがとうございます。
よろしくお願いします！
そもそも「相手に伝わらないメール」とは、どんなものでしょうか？
一つ一つ見ていきましょう。
1.日本語がおかしい
これは内容以前の問題ですね。
読んでいるこちらが恥ずかしくなってしまうメールの内容には、以下のような特徴があります。
- 誤字・脱字が多い
- ひらがなが多い
- 「てにをは」などの助詞の使い方がおかしい
- 「そのために」「よって」などの接続詞の使いどころがおかしい
- 敬語の使い方がおかしい
- 人名・固有名詞を堂々と間違えている
- ことわざや慣用句の使い方が間違っている
例文を見てみましょう。
「〇〇部長様
昨日はお昼をおごっていただき、ありがとうございました。
とてもおいしかったですので、また誘ってあげてください。
つきましては、明日の■■株式会社との打ち合わせ資料を作成しますた。
明日中にご確認なさってください。よろしくお願いいたします。」
さすがにこれは極端な例ですが、こんなメールが部下から届いたらどう思いますか？
「この人に仕事を任せて大丈夫か・・・？」と不安になってしまいますね。
読むのも疲れてしまいます。
日本語をきちんと勉強して、正しいビジネス文章を心がけましょう。
2．文章の構造がおかしい
内容が理解しにくい、わかりづらい文章には下記のような特徴があります。
- 話の内容が前後する
- 話があちこちに飛ぶ
- 最後まで何が言いたいのかわからない
- 最初と最後で言っていることのつじつまが合わない
書きたいことを書きたいようにツラツラ書く文章は、こうなります。
「先日部長からお話いただいた新商品Xのプレゼン大会への参加について、発表の機会をいただき、ありがとうございます。
必ずプレゼンを成功させて、新商品Xを世に送りだしたいと思っています。
そのため良いプレゼンができるように事前に資料を作成したいと考えており、その構成案を作ってみました。
自分では表の作成のしかたがA案とB案でどちらが良いか迷いましたが、A案の方がパッと見でわかりやすいかなという気がしています。
プレゼンは〇月×日に行われるそうです。
また、具体事例として△△商事様のことを引き合いに出しましたが、ちょっとインパクトが弱いかなと思っています。
もし部長の過去のご経験からぴったりの事例があったら教えていただきたいです。
全体の構成はこんな感じで大丈夫か、ご確認をお願いいたします。」
いかがでしょうか。
結局プレゼン資料の内容を確認してほしいということなのですが、非常に用件がわかりづらいですね。
「なんの用件なんだ、これ」と、相手は疑問に思いながら読み進めることになってしまうのです。
相手が読み疲れてしまったり、中には不快に感じてしまう可能性もあります。
メールを書き始める前に、何を書くか頭の中でいったんまとめてみるといいですよ。
3．内容の詳細がわからない
こちらも伝わらない内容の代表格ですね。
「〇〇部長
お疲れ様です。
△△社様との打ち合わせが決まりましたので、ご同行よろしくお願いいたします。」
文章はおかしくないし伝えたいこともわかるけど、細かい内容がわかりませんね。
「何の件で打ち合わせするの？」
「日時はいつなの？」
「場所はどこなの？」
「他に誰が一緒に行くの？」
「準備するものは何なの？」
など、上司の頭の中は疑問でいっぱいになります。
その疑問を解消するために確認が必要になりますので、相手に無駄な時間を使わせてしまうことになります。
相手のことを思って、できるだけ5W1Hを意識して取り込み、文章を作成するようにしましょう。
伝わるビジネスメールへの道!わかりやすい文章の書き方とは
それでは、どうやったら伝わりやすいメールの文章が書けるでしょうか。
次の5つのことに気をつけて作成することをおススメします。
1.正しい日本語で書く
ビジネスメールの基本中の基本ですね。
敬語の使い方はあっているか、誤字・脱字がないか・人名はあっているか。
書いた文章は送信する前に必ず見返すクセをつけましょう。
文章が変かどうかは、声に出して一度読むのもおすすめです。
「なんか変だなー」と思う箇所を見つけられますよ。
2.冒頭に伝えたいこと（用件）を書く
前置きや心を動かされるような文面を工夫して書く、という人も多いです。
営業のダイレクトメールにおいては「相手に印象づける」という意味では確かに有効です。
しかし、それは必ず書かなくてはいけない、というものではありません。
普段のビジネスにおいては、まどろっこしい挨拶などは後回しにして、最初に伝えたい用件を簡潔に書くようにしましょう。
例えば、部長に確認依頼をするときのメールの冒頭は、こうなります。
「明日提出するプレゼン資料の構成が問題ないか、ご確認をお願いいたします。」
こう先に書いておけば、部長も「なるほど、この件についてだな」と内容を受け入れる準備ができます。
そして詳細な内容を続けていくようにするとスムーズですよ。
3.なぜ伝える必要があるのかを書く
メールの用件を初めに書いたら、なぜそれを伝える必要があるのかを書きましょう。
用件を伝えただけでは、最終的なメールの目的が何なのかはハッキリと相手に伝わりません。
自分にとっては、できるだけ早めにメールで伝えなければならないことだったとしても、相手にとってもそうとは限りません。
お互いの認識にズレが生じないためにも、そのメールを相手に送った理由を先に伝えてから本文を書くと良いですよ。
例えば「明日提出する書類の構成を考えたけれど、この構成で良いのか不安だったため」とハッキリと伝えましょう。
そうすると、相手はなぜそのメールを送ってきたのかをすぐに把握することができ、あなたの気持ちを汲み取ってくれるはずです。
また、相手に理解してもらうためには、「Bの△△の部分とCの△△について難しいと思っています」とメールに書く事で、どこが悩みの種になっているのかがしっかりと伝わります。
「どのような回答をメールでもらいたいのか」ということを書いておくと、より一層相手に文面が分かりやすく伝わります。
「Bの△△について他の書き方のほうが良いのか、Ｃの結論は正しいものなのかを聞きたい」と書くことで、自分だけの考えではなく相手の考えを知ることができますね。
相手の立場にたって「何が言いたいのか」がわかるメールになるように心がけましょう。
4.資料や事例を用いる
正しい日本語で用件と伝える理由を入れて文面を作っても、「伝わるメール」となるにはまだ少し足りません。
内容の詳細がわからなければ、自分の伝えたい事を相手にしっかりと伝えることはできないのです。
詳細を説明するには、次のことを心がけましょう。
- 5W1Hを意識した内容の詳細を含めること
- 図や表をつける
- 添付資料をつける
- 事例を用いる
特に図や表は、データの説明に有効です。
文章で説明するよりも視覚的に見やすいので、数字や比率などを説明したいときは積極的に活用するようにしましょう。
添付資料や事例の紹介も、伝えたいメール内容に合ったものにしましょう。
メールに添付する資料の内容を自分でもしっかりと理解し、相手にも納得してもらえる内容でなければ相手を困らせてしまいます。
資料についても回答できるようにしておきましょう。
添付資料の添付漏れには注意が必要ですよ。
5.文章の構成を見直す
文章の構成は、下記の順番がわかりやすいとお伝えしました。
↓
2.伝える理由
↓
3.具体的な内容
上記の流れを意識して、メール文面を作成するようにすると良いですよ。
また、一通りメールが完成したら全体の流れを一度見返してみましょう。
見返したいポイントは以下の通りです。
- 話が前後していないか
- 話題があちこちに飛んでいないか
- 内容は一貫しているか
また、一つの文面が長くなってしまうと読みずらくなってしまいます。
最後に文章を見直してみて、必要がないと思う文面を削除したり、長くなってしまっている文面を短く分けるようにすると読みやすくなりますよ。
改行や一文を分けるなどして、書き方に工夫を加えて読みやすい文面となるように試してみてくださいね。
締めくくりに「よろしくお願いいたします」と挨拶の文面を追加して、しっかりと最初から最後まで文面がまとまれば完成です。
伝わるビジネスメール!わかりやすい文面をつくるには
相手にわかりやすく伝わるビジネスメールの文面を作るポイントです。
- 何を伝えたいのか用件を書く
- 何のために伝えるのかを書く
- 詳細を説明する（5W1Hを意識したり、資料や図表を用いる）
- 構成を見直す
重要なことは、メールを受け取る人の立場に立って書くことを意識することです。
特に社外の方へのメールは、送る文面一つでその会社のイメージが良くなったり悪くなったりします。
一つ一つのメールを丁寧に作成するようにしましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
それではまた次回！
