会社勤めをしていると、たくさんの仕事が与えられます。
全ての仕事をしっかりとこなすためには時間が必要です。
しかしながら、時間には限りがあるものです。
「できるだけ仕事を無駄なく効率よく進める方法を知りたい！」
そう思いますよね。
今回は、仕事を無駄なく効率よく進める方法を紹介したいと思います。
もっと仕事をスムーズに進めたいな、とお悩みの方にお役に立てると思いますので、ぜひ最後までお付き合いください。
仕事を効率よく進める方法① リスト化する
ゆうこさん、オレやってもやっても仕事が終わらないんです。
何か効率よく仕事を進めるコツってありますか・・・？
安心して、けいいち君。
仕事を効率的に進めるのにもコツがあるのよ。
今日はオススメの方法を3つ紹介するわね。
さすがゆうこさん！
頼りになります！
仕事を効率よく進める方法でまずおすすめしたいのが、やらなければならない事をリスト化して、優先順位を決めることです。
リスト化する
今、自分がやらなければならない事を紙に書きだすと良いですよ。
まず大まかに書いて、その後に、実際の必要な作業内容が分かるように細かく書きだしてみましょう。
終わったこと、これから着手する作業、他の人に確認しないといけない作業などが見えてきます。
全て仕事を終えたつもりが、実は一つまだ仕事が残ってた・・・なんていうミスも防ぐ事ができます。
「紙に書くのが億劫だー」という人は、次のツールを活用するといいですよ。
- スマホのメモ機能
- パソコンのメモ機能
- 会社のデスクに貼る用の大きめの付箋に書きだす
優先順位を決める
リスト化したら、次に優先順位を決めましょう。
優先順位を分類する方法は、大きく分けて4つです。
-
- 重要で緊急な仕事（期限が直前に迫ったタスクや、クレーム処理など）
- 重要ではない緊急な仕事（営業電話対応など、重要ではないけれど「今」対応が必要なもの）
- 重要だけど緊急ではない仕事（3ヶ月先の社内イベントで予想される事態の対応策を考えておく、など）
- 特に重要でもなく緊急ではない仕事（同僚とのおしゃべりなど）
自分がやらなければならない仕事が、上の4つのどれに当てはまるのかを考えてみましょう。
そして、「1」の重要で緊急な仕事からこなしていくようにしましょう。
仕事を効率よく進める方法② メール対応時間を減らす
次におすすめするコツは、メール対応にかける時間を減らすことです。
具体的にみていきましょう。
確認する回数を決める
仕事をする上で欠かせないものと言えば、連絡ツールの一つとなっている電子メールですね。
仕事用のメールアドレスにメールが届くと内容が気になり、ついメールを毎回開いてしまいませんか？
「メールを開く」というちょっとした時間でも、それが繰り返されるとちりも積もって山となり、多くの時間を割いていることになります。
そうなると時間が無駄になってしまいますよね。
また、それまで作業をしていた手を止めてメールを確認することによって集中力が切れてしまう事もあります。
そうならない為にも、メールを開く回数や時間を決めておくと良いですよ。
メールの確認をする時は、新着メールは全て開いて内容を確認し、未読をなくします。
必要のないメールは、すぐにごみ箱に入れて処理してしまいましょう。
返信を返したいメールは、緊急の場合を除いて下書き保存をしておいて、時間があいた時に丁寧に返信を返すとよいです。
メールの処理も優先順位を決めて、重要なメールから返信することがおススメです。
メールの作成時間を短くする
基本的にビジネス系のメールは、よく使用する文章などが決まっている場合が多いです。
始まりの文章や終わりの挨拶などは、単語登録しておくのがおすすめです。
例えば「お」と入力したら『お世話になっております。』や『お疲れ様です。』という文言で単語登録をしておきましょう。
「よ」と入力したら『よろしくお願いいたします』がすぐに出てくると、ちょっとした時間の節約になります。
似たような文章でメールを作成する事が多い場合は、文章テンプレートを作って一部の文章を入れ替えるだけにしておくと効率的です。
一つ一つは小さく細かいことですが、それをする事によってメールの作成時間を大幅に減らす事ができます。
テンプレートを使う際は、会社名や担当者名を間違えたりしないように気をつけましょうね。
大事なメールを見つけやすくする
日頃からたくさんのメールを受信していると大事なメールが下の方に埋もれてしまうことあります。
見たい時に探すのに時間がかかってしまい、すぐにそのメールを開くことができません。
今日返信をしなければならないメールを忘れてしまうリスクもあります。
そうならない為にも、取引先や案件のメールフォルダーを作成し、メール自動振り分け機能を活用すると良いですよ。
日頃からメールでやりとりをする際、件名にメールの内容が誰に宛てたものなのか、どういった内容か、見てすぐに分かるようにしておきましょう。
このような細かい工夫をあらかじめしっかりとしておくことで、仕事を無駄なく効率よく進める事ができます。
仕事を効率よく進める方法③ 整理整頓をする
身の回りのものを整理整頓することも、仕事を効率よく進める方法の1つです。
デスクの整理整頓
できるだけ効率よく仕事を進めるためには、デスクの上の整理整頓もしっかりと行わなければなりません。
具体的な整理整頓方法は、ディスク上をパソコンやスマホなど必要最低限の物だけにすると良いです。
全ての物を別の場所にずらしてから必要最低限の物だけ戻すようにするととても分かりやすくなります。
デスクの上が物置場にならないように収納ケースを準備し、使ったら元に戻すという事を心がけましょう。
書類の整理整頓
気がついたら書類が溜まっていて、必要な書類がすぐに見つからず困ってしまった経験はありませんか？
そうならない為にも、書類は溜めないようにすると良いですね。
溜めないようにするコツは、毎日仕事が終わるタイミングで必要な書類か不必要な書類かをしっかりと分けます。
そして不必要と判断したものは、その日のうちに廃棄するようにしましょう。
必要な書類はファイルに入れて、順に縦置きにしてインデックスをつけておくとよいです。
後からなんのファイルかがすぐに分かって、グンと使いやすくなりますよ。
仕事を効率よく進めるには、色々なコツがあるんですね。
オレも工夫してみます！
そうね。
私も自分のことを見直してみるわ。
仕事を効率よく進めて自分時間を持とう!おススメのコツ3選 まとめ
今回は、仕事を無駄なく効率よく進める方法を3つお話ししました。
●やらなければならない仕事をリスト化して優先順位を決める
●仕事中に作成するメールの時間をいろいろな方法で短縮する
●デスクや書類を整理整頓する
このような工夫をすることによって、仕事を無駄なく効率よく進める事ができます。
仕事を無駄なく効率よく進められるようになると、1日にできる仕事量が増えてスケジュールに余裕が出てきます。
その結果、自分が楽になったり、業績アップや評価のアップにもつながるかもしれません。
ぜひ一度お試しください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
それではまた次回！
